Como limpar seus e-mails

Para reduzir o uso de espaço em disco, a medida mais prática é eliminar e-mails com mais tempo armazenados.

Gerenciamos e-mails que devem ser guardados, por questões legais, por quanto tempo o cliente desejar.

Mas nos planos de entrada podem ter limitações de espaço. O Plano Host 1 por exemplo, tem 10GB compartilhados em 10 contas. O que daria 1gb para cada conta da sua empresa por R$ 29,90 mensais.

Para manter tudo organizado, pode-se excluir as mensagens antigas de tempos em tempos.

O e-mail tem, em seu ícone de gerenciamento de espaço ( fotos abaixo em breve). O padrão é excluir com mais de 1 ano ou conforme personalização. Depois de ir para gerenciamento, clique em Manage e esse menu aparecerá:

Depois, clique em Delete Permanently para excluir totalmente.

Caso queira outro periodo de tempo, deixo abaixo como faze-lo para 2 anos. DICA: Troque o número pelo que desejar 😉 2years = 2 anos / 4years = 4 anos.

Para excluir e-mails com 2 anos ou mais no gerenciamento de espaço do cPanel, a custom query mais utilizada se baseia no formato de busca do Dovecot, que o cPanel usa por padrão.

A custom query é:

savedbefore 2years

Essa consulta instrui o sistema a encontrar todos os e-mails que foram salvos antes do período de 2 anos a partir da data atual.

Passo a passo para usar a query:

Acesse o seu cPanel.
Na seção “E-mail”, clique em Uso do Disco de E-mail (ou “Email Disk Usage”).
Selecione a conta de e-mail que você quer limpar no menu suspenso.
Ao lado da pasta que deseja limpar (por exemplo, “Inbox”, “Sent”, etc.), clique em Gerenciar (ou “Manage”).
No menu suspenso “Mensagens a serem excluídas” (ou “Messages to delete”), escolha Consulta personalizada (ou “Custom query…”).
No campo de texto que aparece, digite a query: savedbefore 2years.
Clique em Excluir permanentemente (ou “Delete Permanently”).

Observações importantes:

Sintaxe: A sintaxe da query é sensível ao tempo. Você pode usar savedbefore com as unidades days (dias), weeks (semanas), months (meses) e years (anos). Por exemplo, savedbefore 104weeks também funcionaria para 2 anos.
Irreversibilidade: Ao usar essa função, os e-mails são excluídos permanentemente e não são enviados para a lixeira. Certifique-se de que não precisa mais desses e-mails antes de prosseguir.
Performance: A execução dessa query pode levar algum tempo, dependendo do número de e-mails na sua conta. Evite realizar a operação em horários de pico para não sobrecarregar o servidor.